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Introduction

Cette politique régit les activités de toutes les entreprises qui font partie du groupe MVGM, ci-après dénommées MVGM. Il est important pour MVGM que l’entreprise et ses employés respectent les normes et pratiques éthiques les plus élevées. Une partie de la culture d’entreprise est que si une conduite illégale ou contraire à l’éthique se produit, elle est signalée afin qu’elle puisse être correctement traitée. Cette politique de dénonciation a été mise en place afin de faciliter le signalement adéquat de tels actes répréhensibles, sans que le dénonciateur n’ait à craindre un impact négatif sur son emploi ou ses perspectives de carrière. Cette politique de dénonciation s’applique à toutes les sociétés, participations et / ou filiales MVGM.

Code of conduite

Sur la base des accords d’intégrité décrits dans le code de conduite VGM-NL (Vastgoed Management – Nederland), auquel MVGM adhère, nous avons une responsabilité envers nos parties prenantes. Le code de conduite sert de guide pour la conduite professionnelle et la manière de faire des affaires. Le Code s’applique à tout le monde au sein de notre organisation et s’applique à nos activités dans leur ensemble, ainsi qu’à la conduite de nos employés individuels. Dans toutes nos activités commerciales, nous faisons de notre mieux pour être ouverts, décents dans nos actions et faire preuve d’intégrité.

Méfait

Cependant, cela ne change rien au fait que des actes répréhensibles peuvent se produire. Un acte répréhensible (allégué) signifie: (un soupçon de) violation de la réglementation (telle que fraude, détournement de fonds, corruption) des règles de conduite du MVGM tel que défini dans son Code de conduite, ou provoquant une situation dans laquelle le personnel ou tiers-parties sont compromises. La violation (alléguée) porte préjudice à un ou plusieurs employés, à l’entreprise, à des tiers ou à l’intérêt public. La violation préjudiciable doit dépasser l’intérêt personnel du dénonciateur.

Nous croyons que les employés qui soupçonnent des actes répréhensibles doivent pouvoir le signaler simplement et en toute sécurité. Par conséquent, MVGM fournit cette politique de dénonciation pour permettre une enquête rapide et approfondie sur les préoccupations, avec un retour d’information à la personne qui les a soulevées. De plus, MVGM doit offrir à ses employés la protection nécessaire pour qu’ils puissent continuer à se sentir en sécurité.

Cette politique de dénonciation permet aux employés de signaler un acte répréhensible (présumé) le plus tôt possible. De plus, nous ne nous attendons pas à ce que les employés prouvent que ce qu’ils prétendent est vrai. Cependant, ils doivent être en mesure de démontrer qu’il existe des faits et / ou des circonstances qui justifient des soupçons raisonnables de faute. MVGM place la politique de dénonciation sur l’intranet de l’entreprise (Blue Way) ainsi que sur le site Internet.

Portée

Tous les employés de MVGM peuvent utiliser la politique de dénonciation. Cela inclut également les employés avec un contrat temporaire. Les stagiaires, les employés travaillant pour MVGM à titre temporaire et ceux qui agissent au nom de MVGM peuvent signaler des actes répréhensibles, mais ne peuvent pas utiliser ce système. En effet, la protection du lanceur d’alerte est au cœur de la politique de dénonciation. Si un dénonciateur n’est pas employé par MVGM, MVGM ne peut pas lui offrir sa protection.

Culture d’entreprise

Une politique de dénonciation permet non seulement de répondre adéquatement aux actes répréhensibles, mais contribue également à les prévenir. Il fait partie intégrante de la culture d’entreprise de MVGM, ce qui conduit les employés à agir avec intégrité, à exprimer des critiques et à lutter contre les mauvais comportements. Tous les trois sont encouragés et appréciés.

Procédure

Étape 1 – Faire part d’une préoccupation

Dans un premier temps, les employés doivent faire part de leurs préoccupations à leur supérieur hiérarchique, verbalement ou par écrit, en qualifiant leur plainte de dénonciation. Le supérieur hiérarchique peut être en mesure de convenir d’un moyen de résoudre le problème rapidement et efficacement. L’individu doit également indiquer s’il a un intérêt personnel direct dans l’affaire.

Alternativement, s’il y a des raisons de croire que le supérieur hiérarchique peut d’une manière ou d’une autre être impliqué dans l’acte répréhensible, ou si le supérieur hiérarchique ne répond pas suffisamment au problème, l’individu peut faire part de son inquiétude au service Conformité, qui agira en tant que responsable point de contact pour les dénonciateurs.

Le lanceur d’alerte peut soumettre l’acte répréhensible en question par écrit et / ou verbalement, mais un rapport écrit est préférable. En effet, cela élimine la discussion sur ce que le lanceur d’alerte a exactement rapporté avec le superviseur ou le point de contact, et plus d’informations peuvent être obtenues par la suite. Les informations complémentaires sont toujours enregistrées par écrit par le destinataire.

Pour maintenir le seuil aussi bas que possible, un rapport verbal est toujours possible. Dans le cas d’un rapport verbal, le superviseur ou le point de contact du lanceur d’alerte demandera au lanceur d’alerte s’il s’oppose à ce que son nom soit mentionné dans le rapport.

Les rapports verbaux peuvent être faits par téléphone, mais également dans le cadre d’une conversation personnelle à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise. Le supérieur immédiat ou le point de contact du dénonciateur fait un rapport sur la conversation. Il décrira les actes répréhensibles signalés et toute autre circonstance pertinente aussi précisément que possible.

Si le supérieur hiérarchique fait partie d’un acte répréhensible allégué, le dénonciateur signalera l’abus directement au service de conformité.

Étape 2 – Enquête

Le contact du lanceur d’alerte signalera toujours un acte répréhensible présumé au directeur général de l’employé pour lequel il y a un soupçon d’actes répréhensibles. Le point de contact des lanceurs d’alerte prendra les mesures nécessaires pour enquêter sur la situation.

Une fois le rapport confirmé, un reçu est émis et le contact du lanceur d’alerte confirmera le signalement à ce dernier. Cette confirmation déclare:

  • Exactement ce qu’implique le rapport de l’employé
  • Que le rapport du lanceur d’alerte n’entraîne pas de mesures punitives ou de traitement injuste;
  • Que MVGM protégera le plus possible le dénonciateur;
  • Dans quelle mesure le rapport peut être traité de manière confidentielle. Si la confidentialité totale n’est pas possible pour quelque raison que ce soit, le processus de suivi est soigneusement discuté avec le dénonciateur avant qu’il ne soit mis en œuvre;
  • Que l’employé recevra des informations sur l’avancement et l’issue possible de l’enquête après un maximum de huit semaines, ainsi qu’une indication des mesures prises.

Si, dans l’intérêt de l’enquête, il est avantageux de ne pas faire de déclaration concernant les mesures prises et l’état d’avancement de l’enquête, aucune information concernant cette dernière ne sera fournie. Le lanceur d’alerte sera bien entendu informé.

Il n’y a pas d’autres exigences concernant l’enquête du point de contact des dénonciateurs. Les principes suivants s’appliqueront:

  • Les informations reçues par le point de contact des lanceurs d’alerte sont confidentielles. Le point de contact du lanceur d’alerte ne peut utiliser les informations qu’à des fins d’enquête et de conseil au lanceur d’alerte;
  • Le point de contact des lanceurs d’alerte est autorisé à demander des informations écrites et verbales à tous les services commerciaux aux fins de l’enquête soumise aux règles de confidentialité des employés. Les directions commerciales sont tenues de fournir toutes les informations disponibles et pertinentes;
  • Le point de contact des dénonciateurs gardera le nom du dénonciateur confidentiel;
  • Le point de contact des lanceurs d’alerte appliquera toujours le principe d’une audition équitable, à moins que cela n’entre en conflit avec les intérêts de l’enquête;
  • Le point de contact des lanceurs d’alerte divulguera toujours les conclusions par écrit;
  • Tous les enregistrements et fichiers sont conservés dans un environnement sécurisé;
  • Le point de contact des lanceurs d’alerte ne peut pas appliquer de sanctions lui-même;
  • En cas de violation de la loi, le point de contact des dénonciateurs informera toujours la direction du dépôt d’un rapport de police.

Étape 3 – Résultat

Le point de contact des lanceurs d’alerte rendra compte au directeur général et au directeur du département concerné, et donnera des conseils sur les mesures prises ainsi que sur le processus de suivi.

Le directeur impliqué dans / après consultation du directeur général décide de toute action ultérieure ainsi que du traitement de la publicité potentielle liée à l’affaire en question. Dans les huit semaines suivant le signalement de l’acte répréhensible, le lanceur d’alerte recevra un retour d’information sur l’avancement de l’enquête et, le cas échéant, sur les mesures prises.

Actes répréhensibles hors du champ d’application de la politique de dénonciation :

  • Plaintes personnelles (par exemple sur le lieu de travail, les relations avec les collègues ou la direction). Ces problèmes peuvent être discutés avec le supérieur immédiat, ou si la plainte concerne le supérieur direct, son supérieur hiérarchique ou les RH, une solution sera recherchée en concertation;
  • Les actes répréhensibles des locataires (par exemple, culture de cannabis, violence domestique). Ces abus peuvent être discutés au mieux avec le supérieur immédiat, la manière la plus appropriée de résoudre le problème identifié pouvant être recherchée en consultation.

Pas de représailles contre les dénonciateurs

Le conseil exécutif de MVGM garantit qu’aucun lanceur d’alerte agissant conformément à la politique de dénonciation ne fera l’objet de représailles. MVGM agira de manière appropriée pour protéger le lanceur d’alerte. Cela s’applique également si, après une enquête, il s’avère que le rapport a été fait de bonne foi mais que les accusations ne peuvent pas être suffisamment prouvées. MVGM gardera le nom du dénonciateur confidentiel.